Datenschutz

• Keine Werbung, keine Auswertung Ihres Verhaltens, keine Dienste fremder Anbieter auf den Seiten — Schriften, Karten und Skripte kommen vom Server der Gemeinde.
• Cookies setzt das Portal nur, wo sie technisch nötig sind (Anmeldung, Formulare).
• Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie einen Dienst nutzen: Vereinsportal, Kidsommer oder Raumanfrage — oder als Mitglied eines Gemeindegremiums bzw. als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.
• Für interne Arbeiten wie Entwürfe von Niederschriften nutzt die Gemeinde ein KI-System. Es entscheidet nichts; jedes Ergebnis prüft ein Mensch.

Bei jedem Aufruf speichert der Server ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite (ohne Suchangaben; Zugangscodes werden unkenntlich gemacht), Ergebnis des Aufrufs, übertragene Datenmenge und die Kennung Ihres Browsers.

Zweck: sicherer Betrieb, Abwehr von Missbrauch und Fehlersuche. Aus dem Protokoll wird nur gezählt, wie oft ein Bereich aufgerufen wird und von wie vielen Geräten am Tag — gespeichert werden nur diese Zahlen, nicht, wer ihn aufruft. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt der Server außerdem die Zahl der Abfragen je IP-Adresse und sperrt Zugänge nach mehreren Fehlversuchen.

Speicherdauer: Das Zugriffsprotokoll wird nach 14 Tagen gelöscht, Meldungen über Fehler und Missbrauchsversuche nach acht Wochen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (sicherer Betrieb eines Dienstes der Gemeinde).

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, deshalb gibt es kein Cookie-Fenster.

• Sitzung: hält Ihre Anmeldung und schützt Formulare vor Missbrauch. Es endet, wenn Sie den Browser schließen.
• Kidsommer: merkt sich Ihre Familie auf diesem Gerät, damit Sie Ihre Anmeldungen wiederfinden — nur wenn Sie „Auf diesem Gerät merken“ ankreuzen, für 60 Tage. „Abmelden“ löscht es. Ohne Häkchen gilt die Anmeldung nur bis zum Schließen des Browsers (Sitzung).
• Zugang mit Code: Bereiche mit persönlichem Zugangscode (Unterlagen für Mitglieder der Gemeindegremien) merken sich den Zugang auf dem Gerät und — wenn Sie dort etwas schreiben — den Namen, den Sie angegeben haben, höchstens ein Jahr.

Die öffentliche Grundstücksinfo setzt keine Cookies.

Speicher im Browser: Nach dem Absenden eines Formulars merkt sich Ihr Browser höchstens 30 Sekunden lang, an welcher Stelle der Seite Sie waren (nur in diesem Fenster), damit die Seite danach dort bleibt. Im Mitarbeiterbereich hält der Browser noch nicht gespeicherte Entwürfe einer Sitzungsmitschrift auf dem Gerät, bis sie gespeichert sind. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.

Daten: Name des Vereins, Ansprechpersonen mit Telefon und E-Mail, Bankverbindung, Angaben und Belege zum Förderantrag, gemeldete Veranstaltungen, Name der Person, die einen Antrag absendet. Das Passwort wird nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert.

Schutz vor Passwort-Raten: Bei falschen Passwörtern zählt der Server die Fehlversuche je Zugang und Internet-Anschluss. Gespeichert werden dafür nur der Zeitpunkt und ein nicht umkehrbarer Prüfwert der IP-Adresse. Nach zehn Fehlversuchen in 30 Minuten ist die Anmeldung von diesem Anschluss für 30 Minuten gesperrt, nach 50 Fehlversuchen in einer Stunde für alle. Diese Einträge werden nach einer Stunde gelöscht.

Zweck: Abwicklung der Vereinsförderung der Gemeinde Klaus — vom Antrag bis zur Auszahlung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und e DSGVO (Bearbeitung des Förderantrags, Aufgabe der Gemeinde).

Speicherdauer: solange es für die Förderabwicklung und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (steuer- und haushaltsrechtlich, in der Regel sieben Jahre, § 132 Bundesabgabenordnung) nötig ist. Die Bankverbindung im Förderantrag löschen wir sieben Jahre nach Ende des Jahres der Auszahlung; kommt es zu keiner Auszahlung, am Ende des Jahres nach dem Förderjahr. Die beim Verein gespeicherte Bankverbindung eines nicht mehr aktiven Vereins löschen wir zwei Jahre nach der letzten Änderung. Den Zugang zum Vereinsportal löschen wir, wenn der Verein nicht mehr aktiv ist und sich zwei Jahre lang niemand angemeldet hat; der Verein selbst bleibt im Vereinsregister der Gemeinde.

Selbst herunterladen: Unter „Vereinsdaten“ im Vereinsportal können Sie alle Daten Ihres Vereins (Vereinsdaten, Zugang, Förderanträge, Raumanfragen) selbst als Datei herunterladen. Den Zugang zum Vereinsportal löscht das Gemeindeamt auf Wunsch; der Verein bleibt im Vereinsregister.

Daten: Name, Anschrift, Telefon und E-Mail der Eltern; Name und Geburtsdatum der Kinder sowie Hinweise, die Sie für die Betreuung angeben (zum Beispiel Allergien); die gebuchten Kurse; Ihre Angabe zu Fotos mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie sie erteilt haben; Zeitpunkt und Fassung Ihrer Zustimmung zu dieser Datenschutz-Information und — wenn Sie Allergien angeben — Ihrer gesonderten Einwilligung dafür; freiwillige Rückmeldungen und Bewertungen. Die IP-Adresse speichern wir bei der Registrierung nicht. Änderungen, Anmeldungen und Absagen stehen mit Zeitpunkt und IP-Adresse im Änderungsprotokoll des Portals; diese IP-Adressen löschen wir mit dem Saisonabschluss, spätestens nach 90 Tagen. Bei Rückmeldungen speichern wir keine IP-Adresse.

Gesundheitsangaben: Allergien und ähnliche Hinweise zu Ihren Kindern sind Gesundheitsdaten. Wir verarbeiten sie nur mit Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung (eigenes Häkchen, nur nötig, wenn Sie etwas eintragen) und geben sie für die Betreuung an die Veranstalter der gebuchten Kurse weiter. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Angaben unter „Meine Daten & Kinder“ löschen — dann löschen wir auch Ihre Einwilligung. Wer im Gemeindeamt Teilnehmerlisten mit diesen Angaben exportiert, druckt oder per Mail an Veranstalter vorbereitet, wird protokolliert.

Schutz des Familien-Codes: Gibt jemand mehrmals einen falschen Familien-Code ein, zählt der Server die Fehlversuche je Internet-Anschluss. Gespeichert werden dafür nur der Zeitpunkt und ein nicht umkehrbarer Prüfwert der IP-Adresse. Nach zehn Fehlversuchen in 15 Minuten ist die Code-Eingabe von diesem Anschluss für 15 Minuten gesperrt. Diese Einträge werden nach einer Stunde gelöscht.

Zweck: Organisation, Durchführung und Abrechnung des Ferienprogramms. Die Veranstalter der gebuchten Kurse erhalten die Teilnehmerliste mit den Angaben, die sie für die Betreuung brauchen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung bei der Registrierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, für Gesundheitsangaben Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen.

Speicherdauer: bis zum Abschluss der Saison, spätestens 30 Tage nach dem letzten Kurs der Saison. Danach löschen wir Namen, Anschrift, Telefon, E-Mail, die Zeitpunkte Ihrer Zustimmungen und alle Hinweise; vom Geburtsdatum bleibt nur das Jahr. Übrig bleiben Zahlen ohne Namen (Anmeldungen je Kurs, Wohnsitzgemeinde, Jahrgang). Ist noch eine Stornogebühr offen, bleiben die Daten dieser Familie bis zur Verrechnung gespeichert. Im nächsten Jahr registrieren Sie sich neu.

Selbst herunterladen und löschen: Unter „Meine Anmeldungen“ können Sie mit Ihrem Familien-Code alle gespeicherten Daten Ihrer Familie als Datei herunterladen. Löschen können Sie sie dort selbst, sobald keine Anmeldung zu einem kommenden Kurs mehr besteht und keine Stornogebühr offen ist — gelöscht wird wie beim Saisonabschluss, Ihr Familien-Code gilt danach nicht mehr.

Daten: Name, gegebenenfalls Organisation und vertretende Person, Telefon, E-Mail, Rechnungsadresse sowie die Angaben zur Veranstaltung (Zweck, Termin, Personenzahl, gewünschte Ausstattung). Stellt ein Verein die Anfrage angemeldet im Vereinsportal, sind seine Vereinsdaten (Verein, Ansprechperson, Telefon, E-Mail, Rechnungsadresse) vorausgefüllt und die Anfrage wird mit dem Verein verknüpft; der Verein sieht im Vereinsportal Termin, Raum, Veranstaltung und Stand seiner Anfragen.

Zweck: Bearbeitung der Anfrage, Vergabe und Abrechnung des Raums. Stellen, die an der Nutzung des Raums beteiligt sind (zum Beispiel Hauswart oder mitnutzende Organisationen), erhalten den Termin und die Kontaktdaten der Ansprechperson.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage und Vertrag über die Raumnutzung).

Speicherdauer: Wird für die Veranstaltung eine Rechnung gestellt, löschen wir Ihre Kontaktdaten (Name, Organisation, Telefon, E-Mail, Rechnungsadresse und Anmerkungen) sieben Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Veranstaltung (steuer- und haushaltsrechtliche Aufbewahrungspflicht, § 132 Bundesabgabenordnung), ohne Rechnung drei Jahre nach der Veranstaltung. Abgelehnte Anfragen löschen wir sechs Monate nach dem Eingang. Termin, Raum und Art der Veranstaltung bleiben danach ohne Namen stehen. Wird eine Anfrage abgesagt, zurückgezogen oder gelöscht, bleiben Termin, Raum und Kontaktdaten ein Jahr lang in einer Übersicht der Absagen stehen, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann abgesagt hat; danach löschen wir die Kontaktdaten auch dort.

Die Grundstücksinfo zeigt nur öffentliche Daten zu einem Grundstück und gibt keine Auskunft über Eigentümer. Ihre Eingabe (Grundstücksnummer oder Adresse) fragt der Server der Gemeinde bei den Diensten des Landes Vorarlberg ab; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben. Gespeichert wird nur das Zugriffsprotokoll (siehe oben).

Der Arbeitsbereich der Gemeindeverwaltung ist nur mit Anmeldung erreichbar. Anmeldungen und Änderungen werden dort mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert, damit Bearbeitungen nachvollziehbar bleiben. Die IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen, die Einträge selbst nach drei Jahren.

Anmeldung mit Microsoft: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich statt mit dem Portal-Passwort mit ihrem Microsoft-Konto der Gemeinde anmelden. Das Portal speichert dafür eine Kennung dieses Kontos; die Anmeldung selbst (mit der Sicherheitsabfrage von Microsoft) läuft über Microsoft.

Sitzungen der Gemeindegremien: Mitglieder der Gremien erhalten Unterlagen über einen persönlichen Zugangscode und können dort Kommentare und Änderungswünsche zur Niederschrift eintragen (mit dem Namen, den sie angeben). Für die Niederschrift werden Aufnahmen der Sitzungen verschriftlicht (siehe „Verschriftlichung“ unten); die Abschrift mit den Namen der Sprechenden liegt danach im Portal. Speicherdauer: Die Abschrift löschen wir sechs Monate nach der Sitzung, Kommentare, Rückmeldungen und Änderungswünsche drei Monate nach der Genehmigung der Niederschrift (wird sie nicht im Portal genehmigt, sechs Monate nach der Sitzung) — ebenso Name und E-Mail von Personen, die die Niederschrift per Link durchsehen, und Blitz-Umfragen; die Anzeige, wer gerade im Fraktionsbereich ist, nach sieben Tagen. Die genehmigte Niederschrift selbst wird dauerhaft aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO (Aufgaben der Gemeinde nach dem Gemeindegesetz, Dienstverhältnis).

KI: Die Gemeinde nutzt für interne Arbeiten das KI-System Claude des Unternehmens Anthropic — etwa für Entwürfe von Niederschriften aus der Abschrift einer Sitzung, die Verknüpfung von Sitzungen und Beschlüssen, die Sprachprüfung von Vorlagen, die Einordnung von Rückmeldungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, interne Tagesberichte und die Auswertung öffentlicher Rechtsvorschriften und Förderprogramme. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, vor allem Namen und Wortmeldungen von Mitgliedern der Gemeindegremien sowie Angaben von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die KI trifft keine Entscheidungen: Jedes Ergebnis prüft ein Mensch, bevor es verwendet wird. Für die automatische Weiterentwicklung des Portals bekommt die KI nur eine Kopie der Datenbank, aus der Daten von Kindern und Eltern, Grundbuch-Eigentümer, Kontaktdaten und Protokolle entfernt sind.

Verschriftlichung: Aufnahmen von Sitzungen der Gemeindegremien werden mit dem Dienst Transkriptor in Text umgewandelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Aufgaben der Gemeinde, etwa die Niederschrift nach dem Gemeindegesetz).

Anbieter: Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland) — die Verarbeitung erfolgt auch in den USA; Transkriptor: TEXTINTEL FZE (Dubai, Vereinigte Arabische Emirate), Speicherung laut Anbieter in der EU. Für Übermittlungen außerhalb der EU sehen beide Anbieter Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 DSGVO).

Zugriff haben die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde Klaus. Technische Dienstleister:

• Serverbetrieb: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland).
• Datensicherung: tägliche Sicherungskopien, vor dem Hochladen verschlüsselt, in einem Cloud-Speicher von Microsoft (OneDrive).
• E-Mail und Anmeldung: Nachrichten der Gemeinde und die Anmeldung mit Microsoft laufen über deren Microsoft-365-Konto (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin).
• KI und Verschriftlichung: Anthropic und Transkriptor (siehe oben).

Außerhalb der EU: Microsoft und Anthropic verarbeiten Daten auch in den USA, Transkriptor hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Microsoft ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); Anthropic und Transkriptor sehen dafür Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 DSGVO).

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn es oben beim jeweiligen Dienst genannt ist oder ein Gesetz es verlangt. Entscheidungen trifft immer ein Mensch — es gibt keine automatisierten Entscheidungen.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an gemeinde@klaus.at oder an den Datenschutzbeauftragten.

Im Kidsommer-Elternbereich bzw. im Vereinsportal können Sie Ihre Daten auch selbst herunterladen; Eltern können ihre Daten selbst löschen, sobald keine Anmeldung mehr offen ist.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.